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【经验交流】水利工程施工合同中变更索赔工作技巧
来源:经营管理部 作者:胡小华 时间:2021年6月3日 文字大小:【      

随着国家对水利基础设施投入的增加,近年来公司中标的水利项目不断增加,中标合同额逐年升高。但由于水利行业的特殊性及竞争残酷性,存在投资概算控制严、工程变更索赔困难、项目盈利能力低、经营风险大的问题。为此,在合同履行过程中,除合理组织施工、提高施工效率降低施工成本外,如何运用技巧解决变更索赔问题,从而降低经营履约风险显得尤为重要。下面就此简要谈一谈。

一、水利工程特点

1、水利工程主要以公益性为主,用于保障民生利益及提高社会效益,其经济性相对较差,投资盈利能力低,项目投资评价主要以财务生存能力评价为主。

2、水利工程资金来源主要以财政为主(包括中央和地方财政配套)、项目法人企业部分自筹,投资控制严格,项目中任何费用增加均受到过程跟踪审计及工程完工审计、政府财政审计等多重审计监督。

3、水利工程项目业主主要人员一般来源于政府有关部门,管理上存在行政色彩,项目履约过程中与施工单位在工程建设方面的共同语言偏少;项目实施受到地方相关部门及水行政部门、水利部等层层监督管理,多重检查。

4、水利工程项目招投标竞争激烈,各大建筑央企及地方建筑施工企业均已进入水利工程施工行业;合同文件条款苛刻、显失公平,项目风险尽数转嫁;招标拦标价低、设置不合理,施工企业迫于生存和竞争压力违心地在拦标价范围内尽量压低价格甚至低于成本价进行投标,一旦中标,给项目经营带来重大的风险,给项目履约带来困难。

二、工程变更索赔技巧

1、熟练掌握、精确分析合同文件,做好项目变更索赔策划工作

水利工程项目主要采用《水利水电工程施工合同和招标文件示范文本》(以下简称《示范文本》),但大多数业主都会对其中一些主要条款进行不公平的修改,特别是对变更索赔条款进行修改,其目的是限制解决变更索赔问题的空间,封闭施工企业寄希望于通过变更索赔途径获得费用补偿的通道,以转嫁责任的方式保护自己的权益,实现“变更不变价,变化不补偿”目的。但是无论怎样修改,施工单位只要熟练掌握、精确分析合同文件、投标组织方案等,结合现场实际条件就能找出其漏洞,并运用合理的合同条款进行变更索赔工作。

为此,项目主要管理人员应认真学习所有合同文件(包括招投标文件、图纸及合同协议文件等),熟练掌握、精准分析梳理出合同中盈亏损点、施工难点、不合理设计以及招标条件与现场实际条件差异、项目外部环境变化对工程影响情况等,提前谋划,优化变更调整施工难度大、亏损的项目,做到既节约项目投资、又避免项目亏损及降低项目施工难度、提高施工效率,以获得业主认可,实现项目共赢的目的。

2、及时做好相关资料收集整理,为变更索赔工作提供重要支撑

项目实施过程中,项目工程管理、技术质量、经营等相关人员要注意收集如下相关资料,为变更索赔工作做好支撑准备工作:

1)补充协议、施工现场的各类签证记录,经认可的施工进度计划书,工程图纸及技术规范等。

2)双方往来的信件及各种会议,会谈纪要。

3)施工进度计划和实际施工进度记录、施工现场的有关文件(施工记录 备忘录 施工月报 施工日志等)及工程照片。

4)气象资料、工程检查验收报告和各种技术鉴定报告、工程中送停电、送停水、道路开通和封闭的记录和证明。

5)国家有关法律法令政策性文件。

6)发包人或者工程师签认的签证。

7)工程核算资料,财务报告,财务凭证等。

8)各种试验资料、验收报告和技术鉴定。

9)工程有关的图片和录像。

10)备忘录,对工程师或业主的口头指示和电话应随时书面记录,并请给予书面确认。

11)投标前发包人提供的现场资料和参考资料。

12)其他,如官方发布的物价指数、调差文件规定等。

3、技术与经营紧密配合,经营引导技术,优化技术方案发挥技术经济最大效益

经营管理人员要根据合同条款、定额编规、计量规则等对技术部门编制的技术措施方案进行会审,对技术措施方案中表述用词、施工工艺方法、资源投入等进行会审,防止方案措施中表述措辞不恰当与合同语言矛盾,起不到支撑作用甚至起反作用,施工工艺方法表述过于简单或模糊不清,施工难度和特殊点遗漏未体现,造成工程造价只能简单套用定额编制,低于成本价或无法申报合理价等情况发生。

技术部门应根据工程实际条件,对比投标施工组织措施,查找差异,看是否存在外界环境条件变化等原因可以优化施工组织措施,并与经营部门协商一个有利的合理变更调整措施方案,为变更索赔打好基础,提供理由和支撑,切实负起技术先行的作用。

4、对比施工图纸与招标图纸,梳理合同工程量清单

项目技术经营人员收到施工图纸后应立即与招标图纸进行对比分析,查找存在的设计变更修改或新增项目,分析设计变更对施工成本及进度的影响,并就设计变更及新增项目施工措施方案编写进行共同商议确定后报送监理、业主,获得审批后根据批复方案报送变更索赔函件。

同时对合同工程量清单项目进行梳理,对项目合同价格、现场施工条件、施工难度、材料采购情况、施工资源情况进行分析,梳理出亏损及施工困难项目,及时与设计等单位沟通,进行优化变更设计,争取变更成施工难度小、投资能控制、可重新报价且能盈利的施工项目。

5、及时报送合同事件函件,为后续变更索赔函件报送奠定基础

为确保变更索赔成功,应根据合同规定注意变更索赔事件的时效性,否则,将错失索赔机会或增加索赔难度。合同履约过程中,发生各类非承包商原因的干扰影响事件均应及时报送函件给监理、业主,根据合同及业主对合同影响事件接受情况,采取是否直接报索赔意向函或报送隐含索赔意向的合同事件影响告知函件,告知函中写明事件发生起始时间、过程、性质及对项目产生的影响或将会产生的影响情况,需要监理、业主尽快给予协助解决的诉求、建议解决期限时间,可先不明示变更索赔诉求,待影响事件结束,及时报送索赔报告或请求补偿报告。

函件中就干扰事件的表述,应宜以自然水文气象、地质原因、外部社会环境原因、第三者责任原因等客观影响因素为理由表述,避免表述成业主、设计、监理等参建方的主观责任(业主接收主观责任表述除外),以免变更索赔问题复杂化,增加处理难度。

6、针对不公平合同条款,根据项目实际情况,适时提出诉求,争取合同条款的突破。

针对合同霸王条款,如合同中约定人工、材料不调差,而实际人工、材料价格上涨带来的成本增加超出合理承受范围或因非承包商原因项目工期延期,人工、材料、管理成本大幅增加,超出合理承受范围,不应被合同条款所束缚,项目均应及时提出补差诉求,并收集国家、省市政府部门等有利的支撑文件,并通过与业主多轮沟通谈判、举行专家会议或或借助第三方审计咨询单位等方式,争取合同条款突破。

7、有策略的分期、分批处理变更索赔项目

由于水利建设项目建设周期都相对比较长,整个合同期内发生的变更项目会比较多,过程中具备处理条件的项目应及时进行处理,不宜累积到工程后期一揽子进行处理,累积项目多、数额大,会增加处理难度,同时也容易错失过程中重大节点处理变更索赔的最佳机会,不利于变更索赔工作的开展。

正确的处理方法是:灵活掌握,分期、分批处理,对于理由充分、支撑资料完备、容易解决、个性项目优先处理,绝不拖延;对于理由不成立或牵强、资料缺乏、相对复杂、处理难度大、共性项目可以与业主充分沟通,商讨计划,适时逐步推进。

8、实现项目良好履约,为商务谈判打下基础

由于各自的立场和观点不一致,变更索赔很大部分工作通过商务谈判来解决的。既要充分准备商务谈判的各种资料,做到有备无患外,也要做到项目履约良好,实现业主预期,为谈判创造良好基础,使承包商在商务谈判中处于一个有利的位置、增添一个重要的砝码。否则,即使资料再完整,理由再充分,项目履约不好,变更索赔也难以成功,甚至是被业主反索赔。

9、处理好与业主、设计、监理等有关单位关系

变更索赔的成功与否,业主、设计、监理等单位非常重要,尤其业主起着关键作用,索赔成败的关键很大程度上取决于业主的态度。因此,正确处理好业主、设计、监理等各方关系,建立良好信誉和沟通渠道,做到在工作中斗而不破非常重要。

因水利工程特点,项目业主受政府主管部门影响大,业主的工作态度、工作作风,作出的决定有行政色彩,有时会把自己的意志、责任强加到承包商身上,延续政府主管部门的行政工作习惯,承包商在应对策略上要有所调整,用专业的语言说服业主,用行政的方式处理业主关系,雷厉风行、执行有力。同时,建立良好的沟通渠道,在与项目业主沟通碰到障碍或困难时,通过与上级政府主管部门沟通来取得实现突破,使变更索赔工作能在一种融洽的氛围中进行。

10、组建以项目经理为第一责任人、各相关部门参与的变更索赔组织机构,分工明确,责任落实。

变更索赔工作即是全过程工作,也是多部门团队共同参与、配合协同的工作。建立一个以项目经理为第一责任人的变更索赔组织机构,是推进本项工作的组织保障,由项目经理负责调配资源、安排分工、制定计划、监督检查、实行奖罚,项目经营和技术负责人具体落实执行,各个部门密切配合、互相沟通、紧密合作来完成的,制定奖罚制度,将变更索赔工作与个人收入挂钩,充分调动参与人员积极性,把变更索赔工作做好、做实。




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